“Peluang Untuk ‘reset’ Cara Penyampaian Perkhidmatan UPM” | Universiti Putra Malaysia
» NEWS » “Peluang untuk ‘reset’ cara penyampaian perkhidmatan UPM”

“Peluang untuk ‘reset’ cara penyampaian perkhidmatan UPM”

**This news was published in Bahasa Melayu and has no translation in English


COVID-19 telah memberi impak kepada kelestarian kewangan dan penyampaian perkhidmatan UPM. Ikuti temu bual TRIBUN PUTRA oleh Azman Zakaria bersama Bursar UPM, Dato’ Zulkiflee Othman.

1. Ini kali pertama Univeristi Putra Malaysian (UPM) dan negara umumnya berdepan situasi pandemik seperti sekarang sehinggakan sesi pembelajaran secara bersemuka di institusi pengajain tinggi perlu ditutup. Bagaimana gambaran situasi ini di UPM?

Pandemik COVID-19 memberi kesan kepada sumber kewangan dan kepada semua orang kerana ia sesuatu yang baharu dan dalam keadaan tiada sesiapa yang bersedia.

Daripada segi kewangan, ia melibatkan core business iaitu pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan pembangunan (R&D), dan pengembangan. Entiti lain yang menyokong ketiga-tiga teras perkhidmatan ini juga terjejas.

Yang penting dan utama ialah semua perkhidmatan ini mesti terjaga termasuk daripada aspek kewangan.

 

2. Bagaimana cara untuk mendepani situasi baharu ini?

Masing-masing staf dan warga UPM kena kreatif untuk mengurangkan kesannya. Perlu ada sifat ‘yakin boleh’ dalam menangani masalah berkait COVID-19.

Kewangan adalah sumber harta Universiti, sama seperti sumber manusia. Pengurusan dan program Universiti berkait rapat dengan kewangan dan untuk merancang sesuatu mesti ada sumber kewangan. Jadi kena kreatif dan peka kepada perubahan sekarang.

Pandemik ini daripada sudut positifnya memberi peluang untuk ‘reset’ cara penyampaian perkhidmatan dan menyusunnya semula mengikut keutamaan. Kalau dulu kita tidak berani hendak ‘reset’, sekarang kita ‘terpaksa’. Siapa yang cepat bertindak akan dapat melaluinya dengan berjaya.

 

3. Apakah impak kepada perjalanan pentadbiran dan perkhidmatan UPM daripada segi kewangan tatkala pelaksanaan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP)?

Universiti sebagai satu entiti badan berkanun memperoleh sumber kewangan secara langsung daripada geran kerajaan dan daripada sumber yang dijana sendiri oleh Universiti. Ketika ini kerajaan tentunya memberi keutamaan menyalur peruntukan untuk menangani pandemik.

Jadi, apa yang berlaku ialah kita kena susun semula dan beri keutamaan kepada jenis-jenis perbelanjaan kita.

Penyusunan semula sudah tentu berlaku kerana cara kita mengendalikan perkhidmatan pun sudah berubah. Contohnya pelajar dan klien tidak boleh masuk, jadi apa opsyen yang boleh kita sediakan. Opsyen itu mungkin tidak ada masa dahulu tapi sekarang perlu diadakan seperti kemudahan untuk mereka berinteraksi secara maya.

Kalau dulu, kita katakan ia sesuatu yang komplementari.tetapi sekarang ia sudah menjadi wajib dan utama.

Penyelidikan pula umpamanya jika tidak boleh dilakukan kerana perlu hadir secara fizikal di makmal, kita kena ada pendekatan baharu dengan sama ada membuat penyelidikan menggunakan data sedia ada atau data sekunder.

Sementara kita menunggu keadaan pulih sepenuhnya, kita perlu ada ‘interim measures’ (tindakan sementara), sepertimana pendaftaran pelajar baru-baru ini diubah kepada cara ‘drive-in’ dan juga ‘on-line’ dari rumah. Perbelanjaan mesti secara berhemah.

 

4. Bagaimana untuk warga UPM menyesuaikan dengan suasana persekitaran kerja baharu?

Ada beberapa hari kita hadir bekerja secara fizikal di pejabat dan ada beberapa hari bekerja dari rumah. Dengan sumber yang terhad, kita mesti berfikir dan memastikan waktu berada di pejabat itu dimanfaatkan secara total. Kita sudah tidak boleh menunggu sahaja tetapi merancang penggunaan masa itu.

Contohnya, jika membuat temujanji, kita bukan sekadar menyatakan waktu untuk temujanji itu tetapi juga menetapkan had masa temujanji berkenaan kerana mungkin ramai orang lagi hendak berjumpa kerana kita hanya berada di pejabat pada hari-hari tertentu sahaja.

Semua orang kena sesuaikan dengan keadaan, tidak boleh kita seorang sahaja. Jika semua orang dapat sesuaikannya, maka kesannya adalah minimum.

 

5. Pendekatan cara mana dalam memasitkan cara penyampaian, perkhidmatan dan produktiviti tidak terjejas?

Kita seboleh-bolehnya tidak mahu mengurangkan aktiiviti, apa yang kita lakukan ialah cuba menampung kos daripada penjimatan supaya kesannya tidak terlalu besar atau kita ubah cara penyampaian perkhidmatan supaya kosnya menjadi lebih rendah.

Tetapi pada masa yang sama kita perlu lihat juga kepada ‘internal control’. Kita tidak korbankan perkara-perkara utama seperti kualiti.

Sebabnya dalam keadaan jika ada sesiapa memberi perkhidmatan yang rendah, akan ada orang lain dengan lebih mudah akan dapat memberi perkhidmatan yang lebih baik. Jadi secara langsung orang tidak akan guna perkhidmatan yang rendah mutunya.

Jika kita tidak ambil cakna atau peka, orang tidak akan memerlukan kita dan kita tidak akan jadi relevan. Suka tak suka, kita akan pupus. Bayangkanlah kalau keadaan sudah jadi sediakala, orang akan dapatkan perkhidmatan daripada yang lebih bagus.

 

6. Dalam situasi sekarang, apakah keutamaan dalam penyaluran kewangan untuk penyelidikan dan pengajaran?

Kita melihat secara lebih terperinci kepada setiap permohonan. Entiti yang memohon juga mesti membuat permohonan secara terperinci.dan merancang penggunaannya. Jika tidak, mungkin sumber itu akan menjadi satu pembaziran. Semua orang mesti bekerjasama untuk mengoptimumkan aktiviti.

 

7. Ekoran pelbagai kekangan, bagaimana dan apakah saranan Dato’ mengenai cara bekerja di kalangan staf?

Sekarang kita kena sama-sama bergerak dan bertindak. Kalau dulu mungkin dalam keadaan tertentu ada yang ‘work in silos’ atau bekerja secara masing-masing tetapi sekarang memerlukan kita untuk bekerjasama.

Semua mesti sama-sama bertindak, bekerjasama, inovatif dan kreatif.

Contohnya, awalnya dahulu untuk mendapatkan mesin penyemak suhu, sanitizer dan pelitup muka adalah sukar kerana tidak banyak dalam pasaran. Dalam Pasukan Tindakan Kecemasan (ERT- UPM) ada dibincangkan untuk membuat pakaian pelindung diri (PPE) dan pelitup muka.

Masa itu pelajar kita terperangkap dalam kampus, Mereka ada kemahiran, kita pula ada mesin jahit. Mereka membuat pelitup muka dan PPE sehinggakan kita boleh beri kepada orang luar dan membantu komuniti.

 

8. Kesan daripada pandemik ini, bagaimana Dato’ melihat cara penyampaian perkhidmatan selepas ini?

Kita tidak boleh menjadikan pandemik sebagai alasan untuk tidak memberi memberi perkhidmatan baik.

Kalau dalam keadaan sekarang, kita sudah boleh memberi perkhidmatan secara efisyen, tidak ada sebab untuk kita turunkan cara perkhidmatan itu apabila situasi kembali normal nanti.

Dalam tempoh pandemik ini banyak yang kita kena belajar. Kita kena cepat, siapa yang lambat akan ketinggalan.Sekarang masanya untuk kita lihat apa yang kita boleh tambah baik.

Date of Input: 14/01/2021 | Updated: 14/01/2021 | hairul_nizam

MEDIA SHARING

Universiti Putra Malaysia
43400 UPM Serdang
Selangor Darul Ehsan
+603-9769 1000
---
CULbNAS:13:16