UPM mahu hala tuju bagi menyokong kelestarian institusi mapan diperkukuhkan, dan mewujudkan ‘work-life balance’ bagi mempertingkatkan lagi kesejahteraan warganya. Ikuti temu bual TRIBUN PUTRA oleh Azman Zakaria dengan Pendaftar UPM yang baharu, Encik Muhazam Mansor mengenai aspirasinya.
Tahniah atas pelantikan sebagai Pendaftar Unversiti Putra Malaysia (UPM) untuk tempoh dua tahun berkuatkuasa 4 Januari 2021. Bagaimana Encik Muhazam melilhat kepada kepercayaan tinggi UPM kepada Encik Muhazam menggalas tugas besar ini?
Saya mengucapkan terima kasih kerana diberi peluang menggalas tanggungjawab dan amanah ini. Saya akan bersama pihak pengurusan Universiti untuk memenuhi hasrat UPM. Kita baru mendengar Naratif daripada Naib Canselor, Prof. Dr. Mohd Roslan Sulaiman, dan elemen-elemen yang dinyatakan itu perlu kita sama-sama dokong dan sokong untuk proses pelaksanaannya bagi mencapai apa yang dihasratkan Naib Canselor.
Di sebalik pelbagai kejayaan dalam negara dan di persada antarabangsa yang dikecapi oleh UPM, sebagai Pendaftar baharu, bagaimanakah strategi dan halatuju Pejabat Pendaftar bagi menyokong kelestarian institusi mapan?
Daripada perspektif sumber manusia berkaitan kelestarian institusi mapan ini sebagaimana juga dalam naratif Naib Canselor, saya melihat yang pertamanya aspek berkaitan indeks kesejahteraan warga UPM. Kita bekerjasama dengan Institut Pengajian Sains Sosial (IPSAS) yang telah merangka soalan dan melakukan kajian indeks kesejahteraan warga UPM. Kita bersetuju dengan indeks yang dibangunkan dan dibuat edaran kepada semua warga UPM. Berdasarkan dapatan hasil kajian itu, kita akan semak untuk memastikan ‘work-life balance’ (keseimbangan kerja dengan kehidupan) staf dapat dicapai, dan juga melihat apa yang staf tidak puas hati. Bagusnya kajian ini ialah respondennya lebih menyeluruh.
Yang keduanya, saya telah berjumpa dengan beberapa pakar psitkiatri, kaunselor psikologi pensyarah dan kaunselor Bahagian Hal Ehwal Pelajar. Kita lihat ramai staf yang mengalami masalah ‘stress’ sehinggakan membawa kepada psikiatari. Puncanya menyeluruh seperti masalah keluarga dan keberhutangan yang serius, sehinggakan ada yang pergi kepada WAZAN dan ahlong, dan ada sehingga tidak datang kerja. Kita telah panggil pakar-pakar ini untuk membentuk jawatankuasa kerana sebelum ini program seperti ini bersifat ad-hoc.
Kita akan panggil antara 50 dan 60 staf termasuk kumpulan sasaran untuk program yang akan dibuat secara berstruktur, mengikut kepada punca masalah itu.
Kita mahu ada data yang lengkap di Sumber Manusia untuk memudahkan usaha menangani dan membantu staf seperti ini. Ketua-ketua Pusat Tanggung Jawab (PTJ) perlu faham dan mengambil tindakan yang bersesuaian kepada staf seperti ini dan bukan tindakan secara pukul rata kerana staf mempunyai masalah yang berbeza,
Kejayaaan sesebuah organisasi bergantung kepada kebolehan dan keupayaan staf dan kakitangan melaksanakan tanggungjawab. Dalam hal ini, tadbir urus atau ‘good governance’ amat penting dalam amalan pengurusan. Apakah cabaran dan juga bentuk penerapan dan penekanan yang diberikan oleh UPM dalam mempertingkatkan lagi kualiti tadbir urus. Apakah indeks kesejahteraan dan kesannya dalam kualiti tadbir urus UPM?
Saya melihat pertamanya proses di Pejabat Pendaftar perlu diperbaiki dahulu sebab jika di induk ini kita tidak boleh kenalpasti fokus kerja, maka sistem itu tidak akan berjalan dengan baik. Kena laksanakan sistem yang cekap dan efisyen di Pejabat Pendaftar dahulu. Sebelum ini di sini tidak ada kekerapan perbincangan antara semua bahagian, jadi semua bahagian pengurusan sumber manusia kena lebih kerap berjumpa dan berbincang.
Untuk memastikan sistem penyampaian perkhidmatan dan memudahkan pemegang taruh, pensyarah, pegawai pelaksana dan lain-lain, saya sudah masukkan dalam KPI universiti berkaitan ‘human resource transformation system’. Melaluinya jika ada pelantikan, kenaikan pangkat, elaun atau seumpama, maklumat yang dimasukkan dalam sistem ini akan dapat dibaca dan diperoleh oleh bahagian lain. Dahlulu maklumat seperti ini tidak boleh di akses atau dibaca oleh bahagian lain menyebabkan mereka perlu juga key-in maklumat secara manual.
Bila dibuat secara manual, maka kebarangkalian untuk berlaku kesilapan memang tinggi. Jadi, antara kebaikan sistem baharu ini ialah kalau maklumat sudah di ‘key-in’ di satu tempat, maka semua orang atau bahagian boleh baca dan rujuk. Fasa 2 pelaksaan sistem ini akan selesai hujung tahun ini, manakala fasa terakhir iaitu Fasa 3 pada tahun hadapan.
Integriti dalam diri staf juga amat penting. Bagaimana sebagai Pendaftar, Encik Muhazam melihat perspektif ini, dan bagaimana menggarapnya lagi agar sentiasa menjadi dokongan setiap staf?
Saya sendiri kena pamer nilai itu untuk sama-sama diteladani, termasuk berkaitan tanggjungwab, kerja yang perlu diselesaikan, dan kedatangan. Dalam keadaan sekarang, integriti ini termasuk ketika Bekerja Dari Rumah (BDR). Staf yang ballik kampung untuk menziarhi ahli keluarga atau saudara yang sakit, mesti mengambil cuti rehat dan tidak boleh menyatakan mereka bekerja dari rumah di kampung.
Kita bekerja dalam satu pasukan, justeru nilai-nilai yang kita kongsi ini kena ada kebersamaan dan keterangkuman. Saya sudah berbincang isu yang berbangkit berkaitan BDR dengan Persatuan Pentadbir UPM dan Kesatuan Kakitangan Am UPM (KEPERTAMA) supaya kita sama-sama cakna mendidik dan mengingatkan staf. Usaha mendidik dan mengingatkan staf boleh dibuat secara lebih agresif melalui mesyuarat Webinar, kursus atau ceramah secara maya.
Kita akan buat edaran dan makluman kepada staf mengenai peri pentingnya untuk mengikuti peraturan, dan ini kena diingatkan selalu. Kita kena tanam rasa syukur sebab dalam tempoh PKP ini kita masih dibayar gaji penuh. Jangan ambil kesempatan daripadanya. Kita perlu sedar ada insan di luar sana yang tidak dapat kerja atau dibayar separuh gaji ketika PKP.
Bagi meneruskan kesinambungan kecemerlangan UPM, usaha pembangunan dan melahirkan bakat berprestasi tinggi di kalangan staf juga penting ke arah pemilikan modal insan yang produktif. Bagaimanakah usaha pembangunan bakat dalam norma baharu ini dilaksanakan.
Dalam aspek pembangunan bakat, sekarang kita perkenalkan konsep ‘competency base talent management’ dengan tumpuan kepada penghasilan kerja staf. Kita hendak melihat kompetensi yang berfokus dan lebih menyeluruh.
Kita ada berbincang berkaitan skim penyelidikan yang sedang ditambah baik, pelan penggantian dan seumpamanya. Apabila ketua bahagian dilantik, kita kena sediakan mereka dengan aspek nilai kepemimpinan dan kompetensi yang perlu ada sebagai ketua pentadbir di PTJ.
Pembangunan bakat adalah holisitik, perlu ikuti banyak latihan dan kursus.
Masyarakat melihat dan mengukur kejayaan sesebuah institusi pengajian tinggi juga berdasarkan kepada kualiti dan daya saing graduannya. Boleh huraikan usaha memperkasa UPM daripada segi penyampaian perkhidmatan sebagai pusat kecemerlangan pertanian.
Saya telah buat perbincangan dengan Pengarah Taman Pertanian Universiti (TPU), Timbalannya dan dua staf TPU untuk memperkasakan pertanian. Kita akan lihat penstrukturan organisasi, pecahan bahagian, seksyen, skop kerja, penambahan staf, laluan karier dan penempatan semula. Mungkin akan diwujudkan bahagian baharu seperti pemasaran.
Apakah halangan dan cabaran yang perlu dilalui oleh UPM dalam hal ehwal pentadbiran untuk terus gah di persada dunia pengajian tinggi tanah air dan global, lebih-lebih lagi dalam situasi pandemik Covid-19 ini?
Cabaran untuk memenuhi prosedur dalam audit dalaman. Memastikan semua prosedur diikuti serta memperbaiki apa yang ditegur dan tidak mengulangi kesilapan.
Tatkala PKP ini pula ialah dalam mengoptimumkan produktiviti ketika BDR dan memastikan staf di rumah betul-betul bekerja. Mereka mesti berada di rumah yang didaftar dan perlu datang ke pejabat apabila diminta oleh ketua.
Harapan saya melalui tugas ini ialah supaya kita sebagai penjawat awam menggembleng dan bekerja bersama-sama dalam keterangkuman kerja berpasukan untuk mencapai hasrat Universiti. Kita tertakluk kepada peraturan dan jangan pandang remeh perkara ini.
